Santral Seslendirme Nedir & Nasıl Yapılır?
Günümüzde artık neredeyse tüm firmalar telefon trafiğini yönetebilmek için telefon santrali kullanıyorlar. Peki telefon santral sistemlerini daha işlevsel kullanmak mümkün mü ve sesli yönlendirmeler nasıl yapılıyor?
Bu sorunun cevabını doğru tahmin ettiniz; santrali daha etkili ve tüm özellikleriyle kullanabilmenin püf noktası santral seslendirme olarak adlandırılıyor. Dilerseniz “santral seslendirme nedir” ve “nasıl yapılır” onu inceleyelim.
Santral seslendirme nasıl ortaya çıktı?
Teknolojik gelişmeler, firmaların işleyişi ve yapısında da önemli yenilikler meydana getirdi. Bu yeniliklerden öne çıkan ve neredeyse olmazsa olmaz sayılan santral sistemleri, işleri daha pratik hale getirmenin önünü açtı.
Telefon santralini etkin kullanan şirketler, artık bir çok çağrıyı doğrudan ilgili kişiye otomatik olarak yönlendirebiliyor veya herhangi bir personele yönlendirmese dahi sisteme yükledikleri ses kayıtlarıyla kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabiliyor.
Santral seslendirme nasıl yapılır?
Telefon #santral özellikleri geliştikçe, santral seslendirme konusu gündeme geldi; yani santralin tek başına bir çağrıyı karşılayıp, kullanıcıyı sesli yönlendirmelerle aradığı kişiye ulaştırması, hatta arayan kişilerin tuşlamalar yaparak müşteri temsilcisiyle hiç görüşmeden işlemlerini tamamlayabilmesi sağlandı.
#Santralseslendirme genel itibariyle seslendirme ajansları tarafından hazırlanan profesyonel ses kayıtları diyebiliriz. Bu sesler telefon santraline yüklenerek kullanıcıya güzel bir ses tonuyla ve yüksek anlaşılırlığa sahip anonslar dinletiliyor. Bazı yapılarda bu seslendirmeler interaktif içerik barındırabiliyor.
Firmayı arayan kullanıcı, santralde duyduğu anons yönlendirmeleriyle işlemlerini hızlıca tamamlayabiliyor ve hem zamandan, hem de iş yükünden tasarruf sağlanmış oluyor.
Santral anons seslendirme aşamaları
Santralden en fazla verimi alabilmek için santral seslendirme metinlerinizin akıcı ve kolay anlaşılır olması gerekiyor. Bu metinleri profesyonel bir #seslendirme sanatçısının anons eder bir üslupla seslendirmesi ve sisteminize yüklenecek aşamaya getirilmesiyle de süreç tamamlanıyor. Net, akıcı ve anlaşılır bir seslendirme, müşterilerinizin sizi aradıklarında işlemlerini sorunsuzca halledebilmelerini sağlayacaktır.
Bazı firmalar, sessiz bir ortamda kendi personellerine #santralanons kaydını yaptırıp kullanmayı tercih ediyorlar. Fakat amatör bir santral anonsu, profesyonel olanlardan kolayca ayırt edilebiliyor.
Güven ilişkisinin tüm iş alanlarında en önemli konu olduğunu göz önünde bulundurursak, bilhassa ticari kurumları arayan kişilerin ilk duyduğu sesin ucuza kaçmak için amatörce hazırlanmış olması, başarısız bir başlangıç anlamına geliyor. Firmanızın dış sesi olan santraldeki anonsu profesyonel bir seslendirme sanatçısının yapması, işinize prestij katacaktır.
Santral seslendirme nasıl olmalı?
Bekleme mesajlarının süresi ve içeriği
Bekleme sırasında olan kişiye dinleteceğiniz müziği (music on hold) seçerken, kendinizi onların yerine koyarak, ne kadarlık bir süre beklemeye tahammül edeceğinizi düşünmeli, ve bu süre içinde mesajınızı nasıl bir sıklıkta tekrarlayacağınıza karar vermelisiniz.
Bu konuda dengeyi sağlamak oldukça önemlidir. Aynı mesajı 5 saniye aralıklarla dinlemekten sıkılarak kaç tane telefonu kapattığınızı anımsarsanız, çok daha sağlıklı bir karar verebilirsiniz.
Örneğin arayan kişinin 2 dakika boyunca hatta kaldığını ve her 15 saniyede bir yani, 2 dakika boyunca toplam 8 kere aynı mesajı dinlediğini düşünün. Siz olsanız bu durumdan sıkılmaz mıydınız? Dolayısıyla uzun bekleme süreleri öngörüyorsanız, bu süreyi tek düzelikten kurtarıp, çok daha verimli bir şekilde değerlendirebilirsiniz.
Yukarıda bahsettiğimiz sekiz mesajı farklı farklı anonslar olarak kaydettiğinizde, bekleyen kişinin ilgisi dağılmayacak ve aynı şeyleri dinlemekten sıkılarak telefonu kapatma riski azalmış olacaktır.
Santral karşılama anons çeşitleri
Telefon mesajınızı günün farklı zamanları için farklı bir selamlama ile açabilirsiniz. Örneğin bu mesajlar “günaydın/ iyi günler/ iyi akşamlar/iyi hafta sonları” şeklinde başladığında, dinleyenlerde ayırt edici hoş bir etki yaratabilir.
“Günaydın / İyi Günler / İyi Akşamlar. Ne yazık ki bütün müşteri temsilcilerimiz şu anda bir başkasıyla görüşüyor. Lütfen hatta kalınız, en kısa zaman içinde çağrınıza yanıt vereceğiz. Teşekkürler”
Bu mesaja alternatif olarak daha detaylı bir açılış da yapabilirsiniz:
“Sizi hatta beklettiğimiz için üzgünüz. Lütfen ayrılmayınız, en kısa sürede aradığınız kişiye bağlanacaksınız.”
Eğer “call-center” gibi genelde meşgul olan bir santraliniz varsa, arayan kişinin hattan ayrılmamasını sağlamanız çok önemlidir. Örneğin “Hatta kaldığınız için teşekkür ederiz, şu anda arayanlar arasında üçüncü/ ikinci.. vb. sıradasınız” gibi.
Daha fazla metin örneğine buradan ulaşabilirsiniz.
Tahmini Bekleme Süresinin Önemi
Tahmini bekleme süresi (Estimated wait time – EWT) için özel bir teknoloji kullanılıyor ve arayan kişinin tahmini ne kadar bekleyeceği hesaplanarak belirli periyotlarda #anons ediliyor. Bu sayede arayan kişilere bekleme ya da hattan ayrılma kararını vermeleri için bir veri iletilmiş oluyor. Özellikle çok aranan sektörlerdeki büyük firmalar, bu teknolojiyi kullanmayı tercih ediyorlar.
Santral Anons Seslendirme hakkında detaylı bilgiye santral seslendirme sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
